Anda sangat membutuhkan dokumen, tetapi Anda tidak ingat di mana Anda meletakkannya? Atur kehidupan kantor Anda, atur semuanya dalam folder bernomor - ini akan membuat pekerjaan Anda lebih mudah.
Kami mengatur semuanya di koran
Jika ada beberapa dokumen dan berhubungan dengan satu area aplikasi, mereka harus meletakkan semuanya di satu tempat, lebih disukai dalam satu folder. Tetapi, sebagai aturan, satu folder tidak cukup, harus ada beberapa di antaranya. Misalnya, folder dengan dokumen konstituen perusahaan, untuk surat, untuk kontrak dengan pemasok, dll.
Dengan perluasan perusahaan, jumlah folder meningkat. Anda mungkin tidak membutuhkan satu, tetapi beberapa rak untuk mereka. Dan kemudian muncul karyawan yang akan memiliki aliran dokumen dan folder mereka sendiri. Artinya, aturan urutan pertama adalah distribusi dokumen ke dalam folder tematik, yang seharusnya ada di rak.
Sekarang industri memproduksi nampan horizontal dan vertikal. Mereka sangat praktis, memakan sedikit ruang, pas di atas meja dan memungkinkan untuk memiliki semua dokumen dasar dan yang sering digunakan, tanpa memerlukan pembelian furnitur baru.
Registri
Jika ada banyak dokumen, maka Anda dapat membuat register khusus (jurnal pendaftaran) untuk mereka atau beberapa. Misalnya, log dokumentasi masuk dan keluar. Mereka berisi tanggal pendaftaran dan nomor dokumen masuk (keluar), isi singkatnya dan / atau nama dan ke mana dokumen itu dikirim (ke departemen mana, kepada pejabat mana diserahkan, di folder mana ditempatkan, dll.).
Untuk sebagian atau semua folder, jika ada banyak dokumen dan banyak folder serupa (dalam arti), Anda mungkin memerlukan daftar dokumen di setiap folder, yaitu, daftarnya, yang bersarang atau entah bagaimana dilampirkan di tengah folder. Setiap dokumen dapat diberi nomor (jika tidak ada sebelumnya) atau memberikan nomor Anda sendiri. Maka Anda tidak perlu membolak-balik semua dokumen, tetapi lihat saja daftarnya, lalu ambil nomor yang diperlukan.
Tempatkan dokumen di folder, baki, dan rak yang sesuai, mulai tepat waktu, dan Anda akan menemukan semuanya dengan cepat dan mudah.
Menjaga tempat kerja tetap rapi
Tempat kerja harus dijaga ketertibannya. Cobalah untuk membersihkan meja Anda setiap hari atau setidaknya sekali setiap beberapa hari. Anda dapat meninggalkan dokumen yang diperlukan di atas meja, meletakkan sisanya di folder, di nampan dan rak, dan jika Anda mengambilnya dari seseorang, kembalikan. Hanya jika Anda memberikannya, lebih baik untuk mengingat dengan baik siapa atau bahkan menuliskannya.
Dan akhirnya. Seseorang yang dokumennya selalu ada, mudah ditemukan dan dibawa tepat waktu, selalu bereputasi baik dengan pihak berwenang. Kami berharap ini dengan sepenuh hati.
