Beberapa perusahaan memiliki dokumentasi selama beberapa dekade. Untuk mencegah kertas-kertas penting kusut atau hilang, kertas-kertas tersebut perlu diarsipkan ke dalam map yang terbuat dari karton keras atau plastik. Berikan setiap kontrak nomor terpisah untuk identifikasi.
instruksi
Langkah 1
Untuk memudahkan menemukan kontrak yang diinginkan, buatlah buku catatan. Beri nomor dokumen dan masukkan ke dalam jurnal ini. Selain nomor, masukkan tanggal kontrak. Entri dalam jurnal akan terlihat seperti ini: 1. Kontrak No. 123TP tanggal 22.02.2011. Dalam catatan, Anda dapat menunjukkan esensi kontrak, bila diminta oleh gaya dokumentasi perusahaan.
Langkah 2
Jika ada beberapa badan hukum di perusahaan, buatlah buku kontrak terpisah untuk masing-masing. Gunakan simbol konvensional dalam notasi Anda. Misalnya, tuliskan kontrak Masha and Bears OJSC sebagai 123MM. Dan tandai sekuritas dari ZAO "Three Little Pigs" dengan 123TP. Tetapkan nomor untuk menghindari kebingungan.
Langkah 3
Apabila perjanjian telah melewati semua persetujuan, ditandatangani oleh direktur umum kedua belah pihak, stempel telah dibubuhkan, dapat diarsipkan dalam map. Pilih folder dengan sampul keras - mereka akan memastikan keamanan dokumen. Setiap badan hukum membutuhkan foldernya sendiri.
Langkah 4
Sebelum lembaran. Buat lubang dan buat lubang baru. Tempatkan dokumen dalam folder dan kencangkan dengan antena khusus. Pisahkan satu kontrak dari yang lain dengan lembar A4 kosong.
Langkah 5
Anda juga dapat mengajukan kontrak dengan cara lain. Ini akan membutuhkan file transparan. Tempatkan setiap dokumen dalam file terpisah dan sematkan dalam folder.
Langkah 6
Jangan menyimpan terlalu banyak kontrak dalam satu folder - mereka bisa kusut. Folder harus mudah ditutup, lembaran individu tidak boleh menonjol.
Langkah 7
Untuk penyimpanan folder dengan kontrak, memiliki rak terpisah di lemari. Pada map tersebut, tuliskan tahun dan badan hukum pemilik dokumen tersebut. Ini akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menemukan kertas yang tepat jika diperlukan.
Langkah 8
Tidak perlu menyimpan folder dengan kontrak dari tiga tahun lalu setiap saat. Atur dalam kotak kardus, tanda tangani tahun dan badan hukum yang mengeluarkan dokumen. Kirim kotak ke gudang. Pilih tempat yang kering untuk penyimpanan. Kelembaban berbahaya bagi kertas.
