Fitur membangun dialog bisnis yang konstruktif bergantung pada situasi di mana dialog itu terjadi dan tujuan yang ditetapkan untuk Anda. Bagaimanapun, Anda perlu memikirkan pertanyaan dan jawaban lawan bicara, dan terlebih lagi kepada auditor, terlebih dahulu.
instruksi
Langkah 1
Saat ini, auditor sangat jarang menjadi tak terduga. Paling sering, mereka memberikan pemberitahuan terlebih dahulu tentang kunjungan mereka atau bahkan memiliki jadwal kedatangan - mingguan atau bulanan. Mengetahui hari ketika cek akan tiba, siapkan semua surat-surat yang diperlukan terlebih dahulu dan masukkan ke dalam file terpisah.
Langkah 2
Membolak-balik dokumen yang sudah disiapkan. Perhatikan tempat-tempat yang meragukan di dalamnya. Mereka juga dapat mengajukan pertanyaan dari auditor. Ulangi dokumen terlebih dahulu atau pikirkan apa yang akan Anda jawab. Tuliskan semua argumen di selembar kertas, berikan mereka informasi tambahan.
Langkah 3
Ketika auditor datang, tanyakan bantuan apa yang dia butuhkan. Anda mungkin membutuhkan alat tulis - kertas, pena. Atau komputer dengan akses internet. Berbicaralah dengan sopan dan ramah. Baik Anda dan dia melakukan tugas resmi mereka, di mana tidak ada tempat untuk emosi.
Langkah 4
Tanyakan kepada auditor apakah kehadiran Anda diperlukan. Mungkin dia bisa melakukannya sendiri. Saat pergi, pastikan untuk meninggalkan nomor telepon kontak Anda - ponsel dan kantor, sehingga auditor selalu dapat menghubungi Anda.
Langkah 5
Jika auditor memiliki pertanyaan, jawablah dengan jelas, tanpa menyimpang dari topik. Tidak ada yang membutuhkan detail yang berlebihan. Selain itu, informasi tambahan dapat memicu pemeriksaan baru, yang akan berlangsung lama.
Langkah 6
Saat berbicara dengan auditor, perhatikan pertanyaan yang dia ajukan. Apa yang lebih menarik baginya dan apa yang menimbulkan keraguan. Siapkan dokumen untuk kunjungan Anda berikutnya berdasarkan informasi yang diterima.
Langkah 7
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan auditor, hubungi supervisor Anda. Atau minta waktu untuk menyiapkan informasi. Dalam hal apa pun Anda tidak boleh mengatakan "Saya tidak tahu" kepada auditor. Hal ini dapat menciptakan ketidakpastian tentang kompetensi Anda.
Langkah 8
Dalam percakapan, cobalah untuk tidak menggunakan istilah khusus yang terkait dengan, misalnya, produksi, yang mungkin tidak familiar bagi auditor. Atau memecahkan kode mereka segera.
Langkah 9
Tetap tenang dan membantu, dan jawab pertanyaan dengan jelas. Kemudian Anda akan membangun dialog yang konstruktif dan menciptakan landasan hubungan yang saling menguntungkan untuk masa depan.
